GHI ĐIỂM VỚI NHÂN VIÊN MỚI BẰNG QUY TRÌNH ONBOARDING (Phần 2)

Onboarding tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng năng suất và tạo cơ hội để nhân sự mới có thể phát triển bản thân, hòa nhập với công ty nhanh chóng, từ đó, tăng tỉ lệ gắn bó lâu dài với công ty.

Tại mỗi doanh nghiệp, quy trình onboarding sẽ khác nhau vì môi trường làm việc, tính chất công việc và quy mô tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp. Onboarding là quá trình bắt đầu ngay từ khi doanh nghiệp đã tìm kiếm được ứng viên sáng giá. Đã có nhiều lầm tưởng rằng onboarding chỉ bắt đầu từ ngày đầu nhận việc. Tuy nhiên, để quá trình onboarding hiệu quả thì HR cần phải nắm rõ 3 giai đoạn sau:

• Pre-Onboarding:

Đây là giai đoạn trước khi ứng viên chính thức đến nhận việc ở công ty bạn. HR cần giữ liên lạc với ứng viên trong giai đoạn này. Một email chúc mừng trúng tuyển và chào mừng đến công ty sẽ tăng sự phấn khích cho ứng viên. Ngoài ra, những email mang tính chất chào mừng sẽ tạo sự thiện cảm cho nhân viên mới về hình ảnh công ty, mức độ chuyên nghiệp. Trước một ngày nhận việc, một email để nhắc nhở về thời gian, trang phục và chỉ dẫn về chỗ gửi xe, thông tin về người quản lý trực tiếp,... hoặc trao đổi thắc mắc sẽ khiến người mới thêm phần yên tâm.  

Các HR cũng nên chuẩn bị đầy đủ những thông tin, thủ tục cho ứng viên. Mọi thứ được chuẩn bị sẵn sàng sẽ giúp ứng viên cảm thấy mình được chào đón và được quan tâm trong doanh nghiệp. Một lời khuyên nhỏ dành cho các HR chính là hãy tối ưu hóa thủ tục hành chính bằng cách tận dụng công nghệ để có thể tiết kiệm thời gian cho cả HR và nhân viên mới. Hạn chế được những công việc liên quan đến giấy tờ hành chính vào ngày đầu tiên sẽ tạo cơ hội cho các nhân viên mới tiếp xúc với công việc nhiều hơn, thay vì tốn quá nhiều thời gian vào giấy tờ thủ tục.

Ngoài những thủ tục hành chính cần thiết, các HR cũng nên chú ý tới những chi tiết sẽ tăng thêm tinh thần làm việc cho nhân viên trong ngày bắt đầu công việc của mình. Không gian làm việc, đồ dùng/ thiết bị cần có, tất cả đều phải được sẵn sàng. Các HR cũng có thể chuẩn bị một tấm thiệp để chào mừng nhân sự mới và những thông tin về công ty, chi tiết về quá trình onboarding để nhân viên có thể chuẩn bị tốt hơn cho thời gian làm việc tại doanh nghiệp của bạn. 

• Ngày nhận việc

Đây là thời điểm quan trọng trong quá trình onboarding. Vào ngày đầu tiên đi làm, nhân sự mới thường sẽ có cảm giác lo lắng về môi trường mới. Hãy để họ làm quen từ những bước cơ bản nhất. HR cần dành thời gian để dắt nhân viên mới đi tham quan công ty, giới thiệu cho nhân viên vị trí các phòng ban, giới thiệu đến đồng nghiệp về nhân viên mới. 

Mục tiêu cho ngày đầu tiên là để nhân viên mới nắm rõ về công việc cụ thể của mình, trách nhiệm và giúp nhân viên hình dung ra định hướng của mình. Một cuộc gặp gỡ, nói chuyện giữa người quản lý trực tiếp và nhân viên mới là điều thiết yếu để đạt được mục tiêu trong ngày đầu tiên. Để tạo cảm giác thoải mái, người quản lý cần cung cấp những thông tin cần thiết và giải đáp các thắc mắc của nhân viên mới. Trong quá trình làm việc, với tâm lý của người mới, họ sẽ cảm thấy ngại khi tìm kiếm câu trả lời từ sếp khi họ có thắc mắc. Hãy thẳng thắn giới thiệu một vài người trong cùng đội nhóm để có thể giúp đỡ họ trong thời gian đầu, giúp họ hòa nhập nhanh hơn.  

Các HR nên đảm bảo rằng các phòng ban khác cũng nắm được về hiện diện của nhân viên mới. Ngoài việc giới thiệu trực tiếp, HR có thể làm một bản tin nội bộ thông báo công ty chào đón sự xuất hiện của nhân viên mới, vừa nhanh gọn vừa đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong công ty đều có thể cập nhật.  

Trong thời gian đầu làm việc, hãy cố gắng tạo nhiều cơ hội để nhân viên mới có thể hòa nhập với mọi người một cách nhanh chóng. Thời gian ăn trưa là một thời điểm tốt để mọi người có thể tìm hiểu về nhau nhiều hơn. Một bữa tiệc nho nhỏ để chào đón nhân viên mới trong ngày đầu hay tuần đầu cũng là một ý tưởng không tồi để tạo cảm xúc tích cực và tinh thần để bắt đầu công việc. 

• Thời gian sau: 

Trong thời gian đầu, nhân viên mới cần học hỏi nhiều để có thể bắt nhịp công việc. Một cách để training hiệu quả cho nhân viên chính là on-job-training (OJT). Với hình thức OJT này, nhân viên mới vừa làm vừa tiếp thu kiến thức từ công việc thực tế, học hỏi kỹ năng và kinh nghiệm từ những người làm chung, cơ hội hòa nhập môi trường sẽ cao hơn. Tuy nhiên, các HR cũng đừng quên training là yếu tố không thể bỏ qua nếu bạn mong muốn nhân viên của bạn sẽ mang lại năng suất tốt nhất cho công ty. Training đan xen với OJT sẽ giúp nhân viên mới vừa tiết kiệm được thời gian cho việc bắt nhịp nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ những kỹ năng, kiến thức chuyên môn cần thiết cho công việc. 

Trong quá trình onboarding, những cột mốc 7 ngày, 30 ngày, 90 ngày sẽ là khoảng thích hợp để quản lý có thể trao đổi, đánh giá công việc với nhân viên mới. Sau 7 ngày làm việc, các HR nên tạo cơ hội để quản lý và nhân viên mới có thể phản hồi cho nhau những cảm nhận, thắc mắc để có thể hiểu nhau hơn. Nhân viên mới cần được khuyến khích để đưa ra những suy nghĩ, cảm nhận của mình sau một khoảng thời gian làm việc tại công ty. Người đảm nhận vai trò quản lý đưa ra lời nhận xét, góp ý tích cực để giúp nhân viên có thể phát triển tốt hơn và phát huy những điểm tốt của mình. 

Kết:

Với quy trình onboarding bài bản, các HR không chỉ tiết kiệm nhiều chi phí cho công ty mà còn tạo ấn tượng tốt với nhân viên của mình. Đây là đòn bẩy tốt để giúp nhân viên thoải mái đóng góp công sức, gắn kết lâu dài và cùng nhau phát triển công ty.