BÍ QUYẾT GIÚP BẠN TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC CHO BẢN THÂN

Bạn thường xuyên bị mất tập trung vào công việc vì có nhiều điều xung quanh gây xao nhãng? Hay bạn là người luôn cảm thấy bản thân mệt mỏi khi phải làm quá nhiều việc, dành quá nhiều thời gian cho công việc nhưng vẫn không hiệu quả?

Hãy tham khảo ngay 5 bí quyết sau để tăng năng suất làm việc cho bản thân mình nhé!

Tận dụng khoảng tập trung theo Pomodoro

Bạn sẽ không thể hoàn toàn tập trung hiệu quả hết 6 - 8 tiếng làm việc mỗi ngày. Theo phương pháp Pomodoro, khoảng tập trung hiệu quả tầm 25 phút (tùy khả năng tập trung của mỗi người mà khoảng thời gian này sẽ khác nhau). Pomodoro do Francesco Cirillo – CEO người Ý của một công ty phần mềm phát triển vào năm 1980. Đây là phương pháp quản lý thời gian để tăng năng suất làm việc.

Với Pomodoro, bạn cần tập trung làm việc cao độ với 25 phút mỗi lần. Mỗi phiên làm việc kéo dài 25 phút được gọi là 1 Pomodoro. Sau mỗi Pomodoro, bạn nên nghỉ ngơi ngắn khoảng 5 phút. Khi bạn đã tập trung được 4 Pomodoro, thời gian nghỉ ngơi của bạn sẽ kéo dài tầm 20 - 30 phút để bộ não có thể hồi sức sau khoảng thời gian tập trung cao độ.

Trước khi bắt đầu tập trung vào Pomodoro, bạn cần lập danh sách một hoặc nhiều việc cần làm trong một Pomodoro, và tập trung hoàn thành công việc bạn đã tính toán trong 1 Pomodoro.

Quản lý thời gian và công việc hiệu quả bằng ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định mức độ ưu tiên của các công việc. Ma trận này cực kỳ hữu ích khi bạn rơi vào tình trạng có quá nhiều việc cần giải quyết trong quỹ thời gian hạn hẹp. Chìa khóa cho ma trận Eisenhower chính là những phân cấp mức độ ưu tiên của các công việc của bạn và quản lý thời gian cho các đầu mục công việc.

Để thực hiện được ma trận Eisenhower, bạn cần liệt kê hết tất cả các đầu mục công việc bạn cần làm trong ngày hôm đó. Sau khi xem xét tính chất của các công việc, hãy xếp chúng vào các ô của ma trận Eisenhower. Từ đó, bạn có thể hạn chế tình trạng “chồng chéo” của các công việc, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

+ Với thứ tự ưu tiên công việc, các công việc nằm trong “Khẩn cấp và quan trọng” sẽ được nằm ở mức độ ưu tiên hàng đầu. Đây thường là những công việc phát sinh bất ngờ, và cần được giải quyết ngay.

+ Đối với các công việc “Quan trọng nhưng không khẩn cấp” sẽ được ưu tiên thứ 2. Những công việc này được sắp xếp thời gian để thực hiện vì bạn cần phải hoàn thành hết trong ngày.

+ “Khẩn cấp nhưng không quan trọng” là những công việc xung quanh không ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu trong ngày của bạn. Để giải quyết chúng, bạn có thể nhờ đến sự giúp đỡ, ủy thác cho người khác hoặc hoàn thành chúng càng nhanh càng tốt, không để ảnh hưởng đến các công việc khác nằm ở mức độ ưu tiên 1 và 2.

+ Sau khi hoàn thành công việc ở ô 1 và 2, cân bằng được thời gian với ô 3, bạn có thể bắt đầu với những công việc ở “Không quan trọng và không khẩn cấp”. Khi quỹ thời gian hạn hẹp, bạn nên dành rất ít thời gian hoặc loại bỏ chúng.

Chăm chút cho giấc ngủ

Trong bài diễn thuyết trên TED với chủ đề "Khoa học về giấc ngủ và nghệ thuật của năng suất, Tiến sĩ Matthew Carter - một chuyên gia về giấc ngủ tại Williams College đã phát biểu "Bạn có thể làm được nhiều việc hơn sau khi trải qua một giấc ngủ ngon, chứ không phải ít ngủ hơn." Một người trưởng thành bận rộn thường sẽ dành ít thời gian cho việc ngủ. Qua một cuộc khảo sát, có rất nhiều người cho rằng mỗi ngày chỉ cần ngủ 5 tiếng là đủ. Tuy nhiên, thực tế, bạn cần ngủ trung bình từ 6 - 8 tiếng/ ngày để có năng lượng hoạt động cho cả ngày mà không bị mất tập trung hay mệt mỏi. Đặc biệt, nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, chất lượng giấc ngủ quan trọng hơn số lần ngủ. Một người có giấc ngủ ngon sẽ có đủ năng lượng để đạt được năng suất tốt trong công việc. Chế độ ngủ khoa học cũng sẽ giúp hạn chế được tình trạng mất ngủ, khó ngủ,...

Để cải thiện giấc ngủ của mình, bạn cần:

+ Tạo thói quen ngủ khoa học: đi ngủ và thức dậy vào khung giờ cố định mỗi ngày, ngủ đủ 6 - 8 tiếng/ mỗi ngày.

+ Hạn chế sử dụng thiết bị điện tử trước khi ngủ

+ Không hấp thụ Carbohydrate, các chất kích thích gây tỉnh táo như Caffeine, rượu,... trước khi ngủ.

Kế hoạch nghỉ ngơi hợp lý

Những ngày cuối tuần, bạn nên dành thời gian nghỉ ngơi và thư giãn để lấy lại năng lượng sau những ngày làm việc. Để đầu óc được thoải mái, bạn không nên quá lạm dụng các thiết bị công nghệ để giải trí. Những hoạt động “offline” được các nhà khoa học khuyến khích vào khoảng thời gian cuối tuần để bạn có thể nạp năng lượng cho cơ thể. Dành thời gian nhiều hơn cho gia đình, ra ngoài tán gẫu cùng bạn bè hay đọc sách, nghỉ ngơi,... là những việc khá tốt để đầu óc bạn thư giãn và sẵn sàng năng lượng tích cực cho một tuần mới.

Bên cạnh đó, bạn nên dành thời gian để vận động cơ thể mình. Tập gym, đi bộ, đạp xe trước hoặc sau giờ làm hoặc đơn giản hơn là vài động tác co giãn trước khi ngủ cũng là cách để bạn góp phần tăng năng suất làm việc cho bản thân trong một ngày.

Không trì hoãn

Trước khi bắt đầu một công việc, nhiều người thường có thói quen trì hoãn. Nhiều người suy nghĩ rằng “Thêm một vài phút nữa và mình sẽ bắt đầu công việc này”. Thực tế, thói quen trì hoãn sẽ càng làm bạn mất đi tinh thần làm việc. Trì hoãn khiến công việc tồn đọng vào cuối ngày, càng làm bạn nản chí vì lượng công việc nhiều. Bạn mất quá nhiều thời gian mà chưa bắt tay làm việc được. Theo tác phẩm “Getting Things Done” của David Ailen có quy tắc 2 phút nói rằng: Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó. Vì vậy hãy bắt đầu với những việc nhỏ để bạn lấy “đà” cho một ngày làm việc của mình.

Loại bỏ thói quen làm việc thường ngày nếu nó đem lại một ngày không mấy năng suất cho bạn. Thay vào đó, hãy luyện tập 5 bí quyết trên để có thể hình thành một thói quen tốt để bản thân luôn có tinh thần để làm việc và đạt được năng suất cao trong công việc