LÀM THẾ NÀO ĐỂ NÂNG CAO TRẢI NGHIỆM CỦA ỨNG VIÊN? (Phần 2)

“Nâng cao trải nghiệm ứng viên” chính là một trong những phương pháp để tạo những cảm xúc tích cực cho ứng viên. Trong bài chia sẻ lần trước, khái niệm “Trải nghiệm ứng viên” và “Nâng cao trải nghiệm” qua giai đoạn tìm kiếm, tiếp cận ứng viên đã được làm rõ. Và trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách tạo thiện cảm với ứng viên trong quá trình giao tiếp với ứng viên qua email gián tiếp và phỏng vấn trực tiếp.

Phản hồi:

Đây là một yếu tố quan trọng, quyết định nhiều đến cảm xúc của ứng viên nhưng nhiều nhà tuyển dụng lại không quá chú tâm đến điều này. Khi có quá nhiều CV đổ về cho một vị trí, nhà tuyển dụng thường phản hồi những ứng viên được mời đi phỏng vấn. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cần phản hồi nhanh chóng và thường xuyên theo từng bước tuyển dụng:

Gửi mail sau khi nhận được hồ sơ ứng viên:

Hầu hết các nhà tuyển dụng thường chỉ gửi email thông báo đến những ứng viên nào được đi tiếp vào vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, các nhà tuyển dụng nên phản hồi nhanh chóng dù là mail thông báo mời phỏng vấn hay từ chối ứng viên không phù hợp. Điều đó giúp các ứng viên sẽ cảm thấy mình được tôn trọng. Email mời phỏng vấn bao gồm các thông tin về việc ứng viên cần chuẩn bị những gì cho buổi phỏng vấn, địa điểm, thời gian, yêu cầu về trang phục và thông tin liên lạc của HR khi ứng viên cần trao đổi.

Gửi mail thông báo kết quả:

Sau mỗi vòng phỏng vấn hoặc kết thúc giai đoạn phỏng vấn, các HR nên gửi kết quả trong thời gian sớm nhất có thể để các ứng viên có được định hướng mới trong giai đoạn tiếp theo.

Khi gửi email mời ứng viên nhận việc, các HR nên dành lời chúc mừng và hướng dẫn chi tiết cho ứng viên khi tới nhận việc ở công ty, tạo cho ứng viên cảm giác được quan tâm, tránh sự bỡ ngỡ khi bắt đầu trong môi trường mới, và doanh nghiệp cũng trở nên chuyên nghiệp trong mắt ứng viên. Một nghiên cứu cho thấy rằng, khi thông báo kết quả đậu phỏng vấn cho ứng viên qua điện thoại, sẽ tăng thêm cảm giác phấn khích và vui mừng, từ đó, cơ hội ứng viên đồng ý nhận việc tại doanh nghiệp cũng cao hơn.

Tuy nhiên, với những trường hợp thông báo kết quả đến ứng viên không phù hợp, các HR nên gửi mail từ chối một cách lịch sự và cũng gửi lời cảm ơn đến ứng viên vì đã dành thời gian cho doanh nghiệp của mình. Với mail từ chối, các HR có thể dành lời nhận xét thẳng thắn, chân thành và lịch sự về quá trình phỏng vấn của ứng viên. Cách phản hồi này không chỉ xoa dịu cảm giác thất vọng mà còn tạo được dấu ấn tích cực trong mắt ứng viên về doanh nghiệp.

Đối với vị trí phải trải qua nhiều vòng phỏng vấn, sau mỗi vòng phỏng vấn, lời cảm ơn dành cho các ứng viên vì đã dành thời gian và tâm huyết với công ty là một điều cần thiết. Ngoài ra, gửi mail dặn dò các ứng viên về nội dung vòng phỏng vấn để các bạn có thể chuẩn bị kỹ hơn, qua đó có thể nâng cao chất lượng buổi phỏng vấn.

Phỏng vấn ứng viên:

Trước khi phỏng vấn:

Trước khi phỏng vấn, ứng viên nào cũng sẽ có trạng thái lo lắng. Sự quan tâm của HR ở thời điểm này rất dễ tạo thiện cảm cho ứng viên. Những ấn tượng ban đầu là những ấn tượng khó quên nhất. Chính vì vậy, HR cần tạo những trải nghiệm tốt ngay từ khi ứng viên bước chân vào doanh nghiệp của bạn:

Sắp xếp người đón tiếp ứng viên
Có hướng dẫn cụ thể cho ứng viên (khu vực ngồi chờ, quy trình phỏng vấn, phòng phỏng vấn,...)
Mời nước ứng viên trong thời gian chờ

Đối với người phỏng vấn ứng viên, cần đọc kỹ hồ sơ ứng viên trước khi phỏng vấn, chuẩn bị sẵn câu hỏi cho ứng viên. Thời gian cũng là yếu tố quyết định đến cảm xúc của ứng viên trong buổi phỏng vấn. “Đúng giờ” cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của bộ phận HR nói riêng và doanh nghiệp nói chung.

Trong buổi phỏng vấn:

Khi ứng viên bước vào buổi phỏng vấn, người phỏng vấn nên đưa những câu hỏi nhỏ mở đầu cho cuộc nói chuyện để giải tỏa tâm lý căng thẳng cho ứng viên. Người phỏng vấn nên tập trung khi ứng viên chia sẻ, thể hiện sự tôn trọng ứng viên. Và các ứng viên chắc chắn sẽ rất vui khi họ được lắng nghe.

Hãy dành nhiều thời gian cho ứng viên chia sẻ, cơ hội bạn tìm ra ứng viên tiềm năng sẽ cao hơn rất nhiều. Đồng thời, HR cũng nên để cho ứng viên đặt câu hỏi cho mình. Trước khi kết thúc buổi phỏng vấn, hãy lịch sự đưa ra lời cảm ơn và thời gian trễ nhất mà bạn sẽ trả kết quả phỏng vấn cho ứng viên, giảm thiểu tâm trạng chờ đợi, hồi hộp của ứng viên.

Quan trọng nhất, chính là thái độ của HR đối với ứng viên của mình. Dù là tình huống nào xảy ra, nhà tuyển dụng vẫn phải giữ phong thái lịch sự, thái độ chuyên nghiệp khi giao tiếp với ứng viên, không để cảm xúc chi phối, bày tỏ thái độ tiêu cực, hay khiếm nhã với ứng viên.

Kết:

Tạo trải nghiệm tuyệt vời cho ứng viên chính là cách truyền thông hiệu quả về thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp. Những bước “nâng cao trải nghiệm” này tuy đơn giản đối với bất kỳ nhà tuyển dụng nào, nhưng lại mang lại hiệu quả cao cho hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp.