KPI VÀ NHỮNG LỖI SAI THƯỜNG GẶP KHI XÁC ĐỊNH KPI

KPI là công cụ phổ biến để đánh giá hiệu suất trong các doanh nghiệp. KPI quan trọng với các doanh nghiệp để đo lường hiệu quả kinh doanh cũng như năng lực làm việc của từng cá nhân. 

Thực tế, vẫn còn nhiều doanh nghiệp, bộ phận doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm khi xây dựng các chỉ số đánh giá này. Các sai lầm đó thường dẫn đến chất lượng kết quả bị ảnh hưởng nghiêm trọng, nhân viên bị áp lực hoặc không giữ chân được nhân viên của mình,…

Vậy KPI là gì và những sai lầm nào mà những người xây dựng KPI thường mắc phải?

KPI là gì?

KPI là tên viết tắt của Key Performance Indicator. Thuật ngữ này được dịch ra tiếng Việt là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng. Từ chỉ số KPI có thể biết được hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Tóm lại, KPI là một công cụ quản lý công việc rõ ràng giúp người dùng dễ dàng phân tích, đánh giá các mục tiêu mà mình đề ra.

Với KPI, các doanh nghiệp thường sử dụng ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá kết quả của mục tiêu đã được đề ra. Đối với KPI level cao thì sẽ hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp. Và những KPI level thấp thì sẽ dành cho cá nhân, phòng ban để đánh giá hiệu suất công việc. 

Những lỗi sai nào thường sẽ bị mắc phải trong việc xây dựng KPI?

• 1. KPI không gắn kết với mục tiêu chung 

Hệ thống KPI cần được xây dựng có chiến lược cụ thể. Các chỉ số này phải theo dõi dựa trên các mục tiêu mang tính chiến lược của mỗi doanh nghiệp và các phòng ban trong doanh nghiệp đó. Nếu như, các chỉ số KPI không phù hợp với mục tiêu thì sẽ xảy ra tình trạng lãng phí nguồn lực và tài nguyên, cùng với đó, kết quả của mỗi mục tiêu cũng sẽ không thể thành công như mong đợi. 

• 2. Không có KPI dẫn dắt

Các KPI dẫn dắt sẽ giúp cho doanh nghiệp, phòng ban đạt được KPI kết quả cuối cùng dễ hơn. KPI dẫn dắt sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp theo dõi quá trình thực hiện mục tiêu chung nhất của mình. Nhìn chung, giữa các chỉ số KPI cần có mối quan hệ chặt chẽ. Ví dụ như: “Tăng tỉ lệ bán hàng lên 20%” là chỉ số đánh giá kết quả cuối cùng, thì từng KPI dẫn dắt sẽ giúp cho doanh nghiệp từng bước tiếp cận với mục tiêu chung, ví dụ có thể đặt KPI dẫn dắt là “Ra mắt 3 sản phẩm mới trên thị trường trong quý 1”. 

• 3. Có quá nhiều KPI đánh giá cho mỗi vị trí

Khi có quá nhiều KPI, nhân viên sẽ không thể tập trung để hoàn thành tốt tất cả các mục tiêu, hoặc chỉ thật sự chú trọng vào các mục tiêu quan trọng. Điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần của nhân viên khi làm việc. Và sai lầm này sẽ cũng khiến cho chính doanh nghiệp không đạt được mục tiêu chính của mình. 

• 4. Xây dựng KPI cố định, không điều chỉnh theo thời gian

Khi có những biến cố hoặc thay đổi bất ngờ làm ảnh hưởng đến mục tiêu chung, các chỉ số KPI cũng sẽ bị ảnh hưởng. Các doanh nghiệp cần xem xét và cân nhắc tối ưu các chỉ số đánh giá để đảm bảo nhân viên có thể giải quyết công việc hiệu quả hơn. Và các chỉ số KPI cũng cần được cân chỉnh theo theo các thời kỳ phát triển của công ty, để tạo ra các bước phát triển mới và tạo động lực cho nhân viên của mình.