NIỀM VUI TRONG CÔNG VIỆC TỪ QUY TẮC 1-3-5

Cuộc sống ngày nay luôn diễn biến theo hình thái phát triển, khi mà các mối quan hệ, công việc đều làm gia tăng sự phân tán trong các mối quan tâm của bạn. Nếu chỉ phải giải quyết một ít vấn đề thì sẽ rất dễ cho bạn trong việc cân bằng, cảm thấy vui vẻ và thoải mái. Nhưng trong thực tế, khối lượng công việc cùng những vấn đề phát sinh chưa bao giờ là đơn giản, thậm chí là đáng quan ngại nếu bạn không thể kiểm soát tốt, xác định được vấn đề ưu tiên.

Nhằm mục tiêu khắc phục vấn đề ấy, phương thức hay được áp dụng nhất chính là lập danh sách những công việc cần thực hiện. Tuy nhiên vẫn có không ít người mắc phải sai lầm cơ bản khi thực hiện cách này, bởi sự thiếu quyết đoán, phân tích rõ ràng vai trò, mục tiêu của từng công việc. Chính điều này dẫn đến hệ quả danh mục công việc bị loãng bởi sự xuất hiện của quá nhiều chi tiết nhỏ nhặt, làm ảnh hưởng đến hiệu suất và năng suất làm việc của bạn. 

Theo khảo sát của LinkedIn thì có đến gần 90% người không thể lập được một danh mục công việc hiệu quả trong lần đầu tiên.

PHƯƠNG PHÁP 1-3-5 LÀ GÌ?

Phương pháp này được ra đời nhằm khắc phục những vấn đề trên, nâng cao hiệu quả công việc trong việc lên kế hoạch làm việc. 

Hiểu một cách đơn giản, 1-3-5 định nghĩa vào một danh mục hiệu quả chỉ cần đảm bảo 9 việc cần làm mỗi ngày, được chắt lọc, cân nhắc sắp xếp vào bảng công việc của bạn. 

1 NHIỆM VỤ CHÍNH: ĐIỀU MÀ BẠN CẦN ƯU TIÊN HOÀN THÀNH TRƯỚC NHẤT.

Trong nguyên tắc 1-3-5, nhiệm vụ chính được sắp xếp ở vị trí đầu tiên, cần nhận được sự chú ý và quan tâm lớn nhất. Mặc dù có ý nghĩa lớn nhất, nhưng việc sắp xếp giải quyết công việc phụ thuộc ở bạn, miễn rằng trong khoảng thời gian một ngày bạn có thể hoàn thành trọn vẹn 9 nhiệm vụ.

Xác định được ưu tiên trong ngày có ý nghĩa rất lớn với hiệu quả làm việc của bạn. Đó sẽ là điểm thu hút sự chú ý, chiếm phần lớn sự tập trung, thời gian cùng sức lực của bạn, từ đó tránh gặp phải tình trạng phân tán nguồn lực, loay hoay xoay sở. Nếu có thể, ngay khi bắt đầu hãy bắt tay vào giải quyết nhiệm vụ này vì tầm quan trọng của nó cũng như tránh những tình huống phát sinh cản trở. Đầu tiên, nếu hoàn thành tốt công việc quan trọng nhất, nó không chỉ có ý nghĩa về mặt mục tiêu mà còn góp phần thúc đẩy tinh thần, tạo tâm lý thoải mái để giải quyết những nhiệm vụ khác. Thứ hai, hoàn thành càng sớm sẽ càng tránh được những rủi ro thời gian hoặc các sự cố ngoài ý muốn.

3 NHIỆM VỤ CẦN THIẾT: ĐIỀU BẠN CẦN PHẢI HOÀN THÀNH SAU NHIỆM VỤ ƯU TIÊN NHẤT.

Khác với 1 nhiệm vụ tối quan trọng, các nhiệm vụ cần thiết được phân bố là 3 trong danh sách công việc của bạn. Để hoàn thành các nhiệm vụ này, bạn cần sắp xếp thời gian hợp lý sau khi dành sự ưu tiên cho nhiệm vụ chính nhất. Trong nguyên tắc chung, chỉ ra rằng bạn cần mất khoảng 1 đến 2 giờ đồng hồ cho các nhiệm vụ cần thiết. Bản chất của các nhiệm vụ theo đó có thể không giống nhau kể cả về thời gian lẫn ý nghĩa, sẽ có những trường hợp bạn cần dành nhiều thời gian hơn so với chuẩn mực trong nguyên tắc chung, nhưng lại không tốn quá nhiều công sức suy nghĩ. Khi ấy, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc lại mức độ quan trọng và đưa nó vào các nhiệm vụ nhỏ. Một lời khuyên dành cho 3 nhiệm vụ cần thiết đó là nên sắp xếp khoảng thời gian riêng, không bị phân tâm khi làm việc để hoàn thành với hiệu suất tốt nhất.

5 NHIỆM VỤ NHỎ: NHỮNG MONG MUỐN BẠN MUỐN HOÀN THÀNH TRONG NGÀY.

_ Nếu nhiệm vụ chính yêu cầu bạn dành thời gian, sự tập trung trong khoảng 3 đến 4 giờ, nhiệm vụ cần thiết chiếm khoảng 1 đến 2 giờ cho từng nhiệm vụ, thì các nhiệm vụ nhỏ sẽ mất ít hơn, phân bổ vào khoảng 30 phút cho đến 1 giờ. Bên cạnh đó, mục tiêu nhỏ không bị giới hạn trong khuôn khổ công việc đến hạn trong danh sách của bạn, chiếm một khoảng ngắn thời gian cũng như không quá quan trọng. Hay đơn giản hơn, đây là các mong muốn cá nhân bạn muốn hoàn thành, chẳng hạn như: dạo phố, đi ăn uống, tập luyện thể dục thể thao hoặc thực hiện một kế hoạch cá nhân mà chưa có thể sắp xếp thời gian giải quyết trước đây.

NIỀM VUI TRONG CÔNG VIỆC

Niềm vui, sự thoải mái đến từ việc thỏa mãn những mong muốn, được làm những điều bạn thích. Bên cạnh đó, sự cân bằng trong công việc và cuộc sống sẽ mang đến cho bạn không gian để chăm sóc tâm hồn và các mối quan hệ cá nhân. 9 nhiệm vụ trong quy tắc 1-3-5 chính là cuốn cẩm nang hữu hiệu nhất cho mục tiêu kiểm soát công việc, cuộc sống cá nhân của bạn. Với nó, bạn không cần phải dành nhiều thời gian loay hoay để xử lý công việc hằng ngày nhưng kết quả cuối cùng chẳng bao giờ được như y. Không cần ôm đồm quá nhiều, chỉ cần hoàn thành 9 việc là có thể đạt được tiêu chuẩn cho một ngày, đảm bảo mọi thứ đi đúng theo hướng bạn hoạch định sẵn. Để làm được điều đó, hay nói cách khác là lên danh sách công việc theo nguyên tắc 1-3-5, bạn sẽ cần rất nhiều thời gian uốn nắn, giải quyết các thói quen xấu như việc hay để nước tới chân mới nhảy, đợi đến khi vấn đề xảy ra mới giải quyết, hoặc làm theo cảm tính, nhớ đến điều gì thì làm điều đó, hoàn toàn không có sự sắp xếp logic, khoa học rõ ràng. Thích nghi với phương pháp 1-3-5 chắc chắn sẽ mang đến hiệu quả tích cực cho công việc cũng như tinh thần của bạn.